TZY Deneyimi 1

Merhabalar, bu yazıda sizlere Tedarik Zinciri Yönetimi (TZY) departmanında neler yapıldığı hakkında bilgiler sağlamaya çalışacağım. Bu konuda da blogumda bir yazı olsun istedim.

Sonuç olarak hayatımın yaklaşık 2 yılı 2 farklı holdingte TZY departmanlarında çalışmakla geçti ve oralardaki işleyişi anlama hususunda bir birikimim oluştu. Bunları da böyle yazılar vasıtası ile anlatmaya çalışacağım. Teorik bilgiden daha çok pratik ve iş hayatına görülen bilgilere dayanmaktadır bu yazı.

Öncelikle şöyle bir düşünelim, bir holdingin hangi birimler genel olarak vardır hızlıca bir bakalım:

Burada ekipler hep birbirleri ile iletişim halindedir. Ama TZY sanki bu işlerin en göbeğine oturtulmuş bir birim gibidir. Bir yandan proje/üretimcilerle sürekli iletişim halinde, bir yandan muhasebe ve mali işler gibi birimlerle irtibatta, bir yandan hukuk bir yandan denetim, bir yandan dış birimlerle (tedarikçiler, yasal düzenlemeciler vs.), bu duruma kısaca şöyle diyebiliriz, stakeholder engagementın en yüksek yapılması gereken birimdir. Yani bir dolmuşta şöför koltuğunun hemen arkasında oturanlar gibidir. Arka taraftan gelen her talep veya para onlardan geçer gider.

TZY departmanının ana birimleri ise şöyle sıralanabilir: Satınalma, lojistik, gümrük işleri, stok takibi, sözleşme yönetimi, depo yönetimi, raporlama ve kontrol birimleri olmak üzere 7 birimdir diyebiliriz. Ama daha küçük versiyonlarında ise; satınalma ve lojistik şeklinde de olduğu görülmektedir. Özellikle satınalma da kendi içinde direkt, indirekt, stratejik, hammadde gibi çeşitli kollara ayrılmaktadır ki bu da ayrı bir yazı konusudur. Bu hususta Tüpraş’ın ciddi bağlamda iyi bir sisteme sahip olduğunu ben gözlemledim.

Fazla konuyu uzatmadan ve dağıtmadan bu yazıda anlatmak istediğim kısma geleyim: İşleyiş.

İşleyişi kısaca (teoriden uzak, sadece gündelik hayata dayalı olarak) size diyebilirim ki iki tipe ayırabilirim:

İlki genelde fabrika gibi yerlerde yapılan üretim ağırlıklı sürecin olduğu yerlerde uygulanan sistem, ikincisi ise daha çok proje yönetimi veya tek sefere mahsus olan nevi şahsına münhasır (yani aslında proje demek oluyor bu…) yerlerde yapılan tedarikler olmak üzere 2 kısımdır.

Bu iki kısımda süreçlerde bazı yapısal farklılıklar vardır. Örneğin en basitinden stok takibindeki hassasiyet düzeyleri bu iki farklı tipte daha farklıdır.

A. Proje Ağırlıklı TZY

Örneğin bir doğalgaz santrali kurulacaktır. Öncelikle bu tarz bir stratejik karar tepe yöneticileri tarafından alınır. Sonrasında böyle bir santralin kurulması için yapılması gereken görevler/işler belirlenir. Bu işler kaynaklara bağlıdır. Nedir bu kaynaklar özellikle, (1)zaman – (2)para – (3)insan – (4)material/hizmet.

Zaman yönetimi proje ekibindedir (aslında 4 ünün yönetiminde de vardır proje ekibi ama bazı yerlerde olmayabiliyor)

Para yönetimi finans birimindedir.

İnsan yönetimi ve tedariği IK birimindedir (lakin burada mutlaka ve mutlaka proje ekibi bence devreye girmelidir ve girmektedir.)

Materyal/hizmet yönetimi ve tedariği TZY birimindedir. İşte şimdi geldik TZY kısmına.

İşlere bağlı kaynaklar belirlendi diyelim. Burada işlerle ilgili materyallerin listesi çıkartıldı ve yavaş yavaş SAP gibi ERP sistemlerine yüklenmeye başlandı. İşte bu noktadan sonra top artık TZY departmanındadır. Öncesinde neredeydi? Proje departmanında, Daha öncesinde neredeydi üst yönetimde…

Şimdi TZY içi işleyişe bakalım;

SAP kullanılıyorsa genelde ekiplerce (hangi ekipler? Proje ve veya o materyal / hizmete ihtiyaç duyan ekipler) oluşturulan talepler (SAT) satınalmacının talep ekranına gelir. Satınalmacılar çeşitli kollarda ayrılmışlardır ve keza bu talepler de o tarz kategorize edilmiştir. Bu kategorilere genelde ürün grupları denmektedir.

Satınalmacı öncelikle ürünü biliyor ve rutinleşen bir ürünse teklif almak amaçlı ilgili tedarikçilere RFQ/RFP denen teklif taleplerini iletmek üzere harekete geçer. Ama rutin değil ise ve o da tam bilmiyorsa ilgili ürünü belli bir süre araştırma yapar, ürün nedir ne değildir? Pazarı ne durumdadır? Mevcut pazardaki tedarikçilerin kalite, güvenilirlik, büyüklük gibi parametrelerine bakar ve bilgi ile donatır kendini. Daha sonrasında ilgili bulduğu ve önemli gördüğü tedarikçilere teklif talebini iletir. Teklif talepleri açık ve net istenenleri düzgün bir şekilde yansıtması iş sürecinin hızlı ilerlemesi açısından çok önem teşkil etmektedir. Tedarikçilerle satınalmacı arasında görüşmeler başlamıştır artık. Tedarikçiler gerekli olması durumunda çeşitli sorularla satınalmacıya dönerler ve onlar cevaplanır vs.

Teklifler gelince TZY üst yönetimi ile teklifler değerlendirmeye alınır. Bu noktada fiyat bilgileri TZY harici hiç kimse ile paylaşılmadan diğer teknik bilgiler hususunda proje ekibi ile görüşülebilir. Daha sonrasında Satınalmacının topladığı bilgileri sunması ve yönlendirmesi ile TZY üst yönetim sipariş (SAS) açmak üzere yetki verebilir lakin sistemde sipariş açıldıktan sonra da sistem üzerinden ayrı bir onay istenecektir. Orijinalde üst yönetime SAS öncesi sormak yoktur direk olarak satınalmacı SAS açar ama bazı firmalarda işler daha sağlam gitsin diye böyle bir yöntem izlenir.

(Not: SAP’de istasyonlar vardır ve istasyonlara ayrı ayrı insanlar atarlar. Bu hem verileri daha güvenlikli yapar hem de süreçlerde kontrol açısından daha çok göz olmasını sağlar. Mesela proje ile uğraşan kişi fiyatla alakası olmaz. Keza fiyatı gören kişi de faturanın sistem üzerinden onayını veremez. Faturayı ödeyen de fiyatın kaç olduğuna veya olacağına karışamaz. Sistem olarak muazzam bir yapıdır eğer düzgün/yazılımın orijinal tasarımında kullanılırsa)

SAS onaylanır yetkililerce sistem üzerinden. Daha sonra PO (Purchase Order) denen sipariş teyit belgeleri çıkar sistemden. Bu arada SAS açarken lojistik atamaları, fiyat atamaları, ilgili notlar gibi çeşitli konularda veriler girilir ileriki aşamalarda önemli olan. PO önemli bir belgedir. Bazı büyük hacimli ve çok ciddi alımlarda veya hizmet alımları gibi sürece dayalı alımlarda PO’dan çok sözleşmeler yapılır. Bu tür durumlarda hakedişlerin ve sözleşme yükümlülüklerinin çok ciddi takip edilmesi gerekmektedir. Sözleşme bitip son fatura ödenene kadar ilgili konu satınalmacının sorumluluğundadır.

Bu noktada ilgili SAS’da lojistik ataması yapmıştık ya işte o atama lojistik birimine götürür konuyu. Gene aynı şekilde lojistikçi kendi ekranında ilgili materyali ve SAS sırasında atanan bazı bilgileri görür. Bu hususta lojistikçilerin alfabesi olan Incotermsler önemlidir. Oradaki kavramlara göre hareket etmeye başlarlar. Lojistik konusu da en az satınalma kadar geniş bir konu olup ayrı bir yazı konu olur demek isterim ama benim tam olarak uzmanlık alanım olmadığı için yazı yazacak düzeyde hissetmiyorum kendimi. Neyse, lojistikçiler Malzemenin yapılan anlaşmaya göre olacak olan teslim yerinden ilgili iç müşterinin istediği noktaya getirmeye kadarki kısımdan sorumludur. Ama bu demek değildir ki satınalmacı sorumlu değildir. Satınalmacı ile lojistikçi burada çok ciddi yakın bir iletişim halindedir. Aynı zamanda malzeme yurtdışından geliyorsa Gümrük birimi de devrede olmalıdır. Burada ekiplerin sürekli birbirleri ile iletişimde olması çok elzemdir. Öyle ki sadece iletişimsizlik binlerce dolar kaybettirebilir. Hatta bu gümrük durumundan batan şirketleri biliyorum. Gümrükten konteynırlarca malı çekemeyince çok ciddi ücretler ödemek durumunda kalanlar var. Ciddi ve titiz yapılması gereken bir iştir.

Hizmet ise zaten gümrük veya lojistiksel teslim gibi konular olmuyor.

Lojistikci ilgili malı istenen yere teslimini sağlatır. Bu arada yukarıda bahsetmeyi unuttuğum bir nokta, satınalmacı mutlaka sözleşme teslim tipini konuşurken lojistikci ile iletişim halinde olması gerekmektedir.

Teslim edildikten sonra Depo kaydı yapılmalıdır. Depo kaydı depodaki birim tarafından yapılır. Peki bu noktada satınalmacının sorumluluğu bitti mi? Hayır. Ödeme, anlaşılan yönteme göre yapılması gerekir. Finansın ödemeyi yapabilmesi için ne gerekir? Firmanın fatura kesip faturanın satınalmacıya ulaşması ve kontrol edilip muhasebeye gönderilmesi gerekir. Muhasebenin de sistemde kayda geçmesi gerekiyor. Daha sonrasında ise ilgili ödeme nakit akış tablolarında yerini alır ve uygun zamanda yapılır. Ödeme yapıldı malzeme geldi herşey tamam. Satınalmacının görevi biter ve yeni bir SAT’a geçer ve yeni bir süreç daha başlar. Bu böyle rutin bir iş olarak devam eder gider.

B. Üretim Ağırlıklı TZY

.2. çalıştığım holdingte elektrik üretimi yapılıyordu ve ona hammadde tedariği yapıyorduk. Burada da bu ikinci tarzı deneyimleme fırsatı buldum.

Burada en önemli nokta zamanlamalar. Çok iyi bir şekilde stok takibi yapılması gerekmektedir.

Üretimde TZY sanki yaşayan bir canlıya bakmak gibidir. Yemek zamanı gelir, uyku zamanı gelir, ders çalışmak, müzik dinlemek gibi gibi zamanlar vardır. Yani çocuk bakmak gibi bir nevi. Zaten santralde bir süre sonra çocuğunuz gibi olur. Aaaa şu hammadde azalmış dersiniz onun siparişini verirsiniz falan.

Burada belki de önemli bir nokta işinizi kolaylaştıracak çerçeve sözleşmeler yapmak güzel olabilir.

Bir de yurtdışından alımlar yapıyorsanız LC (letter of credit / akreditif) denen ödeme tipi vardır onlara çok dikkat etmeniz gerekir. LC başlı başına bence bir uzmanlık konusudur. Ben uzmanı değilim bu konunun ama işimi görecek kadar bilgi sahibiyim.

Yazı çok uzun oldu kısaca burada kesmek istiyorum. Belki ikinci bir yazı da yazabilirim.

Proje yönetimi ve TZY kolkola giden bir yapıdır. Bu iki konuda deneyim sahibi olmam bana çok geniş bir yeti katmıştır. Herkese de böyle bir deneyimi tavsiye ederim. Sadece Projeci olsam işin TZY boyutunu göremeyecektim hiç. Sadece TZY ci olsaydım da Proje boyutundan işi değerlendiremeyecektim. Lakin iş geliştirmeci olarak sürece devam etmekteyim… 🙂

velhasıl long-term TZY stajımdan (lafın gelişi staj, ciddi bir şekilde çalıştım yahu…) öğrendiklerim bu şekilde, umarım faydalı olur… 🙂

Sevgiler

Can

Yorum Gönderin

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir